چرا نرم‌افزار فروش باید با سایر نرم‌افزارها یکپارچه باشد؟

در سازمان ها اعم از خدماتی، بازرگانی و تولیدی، واحد فروش به عنوان واحد درآمدزا تأثیر زیادی در تصمیم گیری های مدیران دارد که در صورت کارکرد نامطلوب می تواند کل سازمان را دچار اختلال کند.

در فرایند فروش عوامل زیادی مانند کالا، مشتری، شرایط پرداخت، پراکندگی جغرافیایی تأثیرگذار هستند که تبادل اطلاعات این عوامل با سایر واحدها اهمیت زیادی دارد، به همین دلیل یک نرم افزار فروش به تنهایی نمی توان آینه تمام نمای عملیات سازمان باشد و فقط بخشی از اطلاعات واحد فروش را نشان می دهد و به دلیل جزیره ای بودن در عملکرد سازمان بهبودی ایجاد نمی گردد.

تفکیک اطلاعات سازمان به بخش های مختلف و نرم افزارهای مستقل، عامل کاهنده در کیفیت اطلاعات سازمان بوده و هم افزایی لازم (synergy) برای نمایش یکپارچه عملکرد سازمان را ندارد درصورتی که نرم افزار یکپارچه می تواند تبادل اطلاعات بین همه واحدها را برقرار و نیاز مدیران به گزارشات لحظه ای را تأمین و تصمیم گیری را آسان سازد.

فروش صرفاً ثبت یک فاکتور نیست

فروش، صرفاً ثبت یک فاکتور نیست و در پشت آن دنیایی از اطلاعات در حال تبادل است، در یک فرایند فروش می بایست در ابتدا اعتبار مشتری ارزیابی گردد که لازمه آن ثبت توافقات نحوه تسویه و ارتباط آن با خزانه داری و حسابداری است همچنین کنترل موجودی انبار جهت تأمین کالا و در صورت وم ارتباط با واحد برنامه ریزی تولید ضروری است، علاوه بر آن نحوه قیمت گذاری و تخفیفات و جوایز بخشی از مقرراتی است که در برای ثبت یک فاکتور فروش می بایست لحاظ شود.

وصول مطالبات از مسائل مهم واحد فروش است که اجرای درست آن سازمان را از آسیب های ناشی از کمبود نقدینگی مصون می سازد، با توجه به تعهدات مشتری شرکت ها نیز پرداخت هایی را متعهد شده که تأمین به موقع منجر به پرداخت بدون تأخیر تعهدات می گردد. گریزی از بدحسابی مشتریان نیست به هرحال فروش اعتباری و یا اسنادی بخشی از طبیعت کسب وکار است اما در بسیاری از شرکت ها کمبود نقدینگی ناشی از عدم یکپارچگی اطلاعاتی و عملیاتی بین واحدهای فروش، حسابداری و خزانه داری است که کنترل های دقیق را کاهش می دهد.

نرم افزارهای جزیره ای فروش!!!

نرم افزار جزیره ای به صورت مستقل از یکدیگر کار می کنند و اطلاعات به روش های مختلف بین نرم افزارها مبادله می شود که هزینه های ریالی و زمانی زیادی را به همراه دارد، به طور نمونه پس از ثبت فاکتور جهت ثبت در حساب مشتری نیاز به صدور سند حسابداری است که به منظور کاهش تبادل اطلاعات بین دو واحد فروش و حسابداری، فاکتور فروش به صورت روزانه و یا چند روز یک بار به واحد حسابداری تحویل و اسناد آن صادر می شود و پس از طی این مراحل حساب مشتریان قابل استناد است.

این فرایند منجر به ایجاد یک پروسه زمان بر برای بروز رسانی اطلاعات می گردد و به صورت لحظه ای امکان کنترل اعتبار مشتری و یا سودآوری کالا وجود ندارد.

نرم افزارهای جزیره ای و Link بخش های جداگانه از یک سیستم اطلاعات مدیریت هستند و اگر سیستم اطلاعات مدیریت یک شرکت را تکه تکه کنیم، کسب وکار آن نیز تکه تکه خواهد شد و حتی اگر به طریقی به یکدیگر وصل شود و این نرم افزارها منجر به کاهش بهره وری و کارایی می شود و راه حل این موضوع استفاده از نرم افزارهای جامع و یکپارچه است که جامعیت لازم برای پوشش کلیه نیازهای سازمان مخصوصاً واحد فروش را داشته باشد.

سازمان ها و شرکت ها می توانند برای افزایش راندمان امور خود از نرم افزار هایی مانند تبدیل تاریخمیلادی به شمسیو. استفاده کنند.

نرم افزارهای فروش یکپارچه با سایر نرم افزارها

نرم افزارهای یکپارچه فروش از یک بستر اطلاعاتی مشترک استفاده کرده و یک دیتا بیس جامع دارد که اطلاعات به لحظه در همه جای نرم افزار منتشر می گردد، وجود یک الگوی سند در کنار فاکتور فروش منجر به صدور سند لحظه ای در حسابداری می گردد و به محض صدور هر عملیاتی، اطلاعات حساب مشتری به روز می شود و تمام واحدها قابلیت گزارش گیری دارند.

سازمان ها بهنرم افزار فروشمجزا نیاز ندارند بلکه نیاز اساسی سازمان ها تهیه نرم افزار جامع فروش و به صورت کاملاً یکپارچه با سایر سیستم ها است.

استفاده از نرم افزار فروش یکپارچه علاوه بر سرعت در تهیه اطلاعات مالی، این مزیت را دارد که می تواند کار گزارش گیری در یک شرکت را با دقت و صحت به عهده دارد و کارکنان کمتری در مقایسه با سیستم های دستی و جزیره ای مورد نیاز است و در مجموع مسائل و مشکلات پرسنلی و اداری یک شرکت را نیز تقلیل می دهد.

نرم افزار فروش آنلاین به عنوان یک نرم افزار جامع یک بستر کاملاً یکپارچه ایجاد کرده است که هر تغییری در هر بخش به لحظه در همه بخش ها انتشار می یابد، ثبت هر عملیات فروش منجر به یک رخداد مالی می گردد و سند حسابداری آن در نرم افزار حسابداری ثبت و با ثبت سند، دفاتر، ترازها نوشته و گزارش ها نیز آماده می گردد، درواقع فرایند تشخیص ماهیت حساب، صدور سند و تهیه دفاتر و گزارشات توسط نرم افزار انجام می شود.

در ادامه بخشی از امکانات نرم افزار فروش آنلاین ارائه شده است:

امکانات

• تعریف مشخصات مشتریان و سقف اعتباری
• امکان تعریف ۱۰ سطح قیمتی، کمیسیون فروشنده، بازاریاب و مدت گارانتی در بخشنامه های فروش
• امکان تعریف مالیات بر ارزش افزوده به تفکیک سال توسط کاربر
• تنظیمات فاکتور فروش بر اساس نیاز کاربر
• ایجاد کنترل های لازم در فاکتور بر اساس نیاز کاربر
• صدور فرم سفارش کالا بر اساس روز کاری یا روز تقویمی با کنترل مدت اعتبار
• لیست خلاصه سفارشات بر اساس سفارشات قطعی شده و قطعی نشده
• صدور پیش فاکتور فروش، حواله فروش و فاکتور فروش
• دستور تحویل بر اساس سفارشات دریافتی
• ثبت فاکتور فروش بر اساس حواله
• ثبت فاکتور برگشت از فروش
• صدور فاکتور فروش و برگشت از فروش ارزی
• صدور صورتحساب درآمد برای انجام خدمات
• لیست صورتحساب های درآمد
• امکان ثبت عوارض و مالیات خدمات در فاکتور فروش
• امکان صدور گروهی فاکتور فروش
• امکان دریافت سفارش و فروش اینترنتی محصولات از طریق وب سایت
• امکان پیگیری مراحل دریافت سفارشات اینترنتی
• امکان تعریف دسترسی کاربران به گروه اشخاص

گزارشات

• آمارهای فروش به تفکیک گروه مشتریان، مناطق و گروه محصول
• آمارهای مقایسه ای فروش بر اساس منطقه، گروه محصولات و گروه مشتریان
• لیست خلاصه پیش فاکتورها بر اساس تاریخ ارسال
• لیست مقایسه ای تسویه فاکتورها
• خلاصه مطالبات دوره فروش
• گزارش پیش فاکتورها به تفکیک اشخاص و کالاها
• گزارش تخفیفات جنسی بر اساس مشتری و کالا
• گزارش مقایسه ای دستور تحویل و حواله
• گزارش دستور تحویل ها بر اساس تحویل گیرنده
• گزارش حواله های فروش به تفکیک اشخاص، کالاها و پیش فاکتور
• گزارش فاکتورهای فروش بر اساس حواله
• گزارش خلاصه فاکتورهای فروش و برگشت از فروش
• گزارش فروش و برگشت از فروش به تفکیک اشخاص و کالاها
• گزارش فروش ماهانه و فصلی فروش
• گزارش سود و زیان فروش به تفکیک کالاها و درصد سودآوری
• گزارش سود و زیان فروش به اشخاص
• گزارش درآمد از اشخاص
• گزارش اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده (VAT)

منبع:

https://blog.yar.cloud/%da%86%d8%b1%d8%a7-%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d9%81%d8%b1%d9%88%d8%b4-%d8%a8%d8%a7%db%8c%d8%af-%d8%a8%d8%a7-%d8%b3%d8%a7%db%8c%d8%b1-%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7/

کاربرد نرم افزار حسابداری مالی چیست ؟

تازه‌هاي نرم‌افزار کارها در راهکار اتوماسيون اداري ديدگاه

چرا نرم‌افزار فروش باید با سایر نرم‌افزارها یکپارچه باشد؟

دور کاری در روزهای کرونا با نرم‌افزار کارها

چرایی بازمهندسی نرم‌افزارها

امکاناتی که این نرم افزارها برای کاربران خود به وجود می آورند شامل:

ارتباط نرم افزار فروش و انبار