roza01

تاریخچه :

عملیات حسابداری در جهان کاربرد و قدمتی چند هزار ساله دارد و پرداخت دستمزد کارگران یا کنترل موجودی خزانه شاهان در لوح های گلی باستانی ثبت شده است. در حدود پانصد سال قبل ، آقای لوکا پاچیولی که ldquo;پدر علم حسابداریrdquo; شناخته می شود ، اولین کتاب را در مورد حسابداری دوبل یا دوطرفه تدوین و معرفی کرد. ایشان چگونگی استفاده از دفتر رومه و دفتر کل را شرح دادند و بر برابر بودن بدهکاری و بستانکاری تاکید داشتند .

در زمانهای نه چندان دور حسابداران برای صدور اسناد مالی از شیوه دستی و صدور سندهای کاغذی استفاده می کردند . آنها گزارشها و تراز های مالی را با صرف زمان طولانی تهیه نموده و در اختیار صاحبان مشاغل و سهامداران می گذاشتند. هر بنگاه اقتصادی کوچک و بزرگی برای کنترل کیفیت کارها و پاسخ دهی به مراجع قانونی ، نیاز به ارائه دفاتر و گزارشهای قانونی و مالیاتی داشت .

شروع عصر رایانه:

با شروع عصر رایانه ، نرم افزارهای حسابداری از جمله اولین ابزارهای کاربردی بودند که توسط مهندسین نرم افزار برای استفاده در شرکتها و سازمانهای بزرگ طراحی شدند. در این راستا زبانهای برنامه نویسی مخصوص محاسبات عددی توسعه پیدا کرد و سرعت ورود اطلاعات و گزارش گیری به شکل باورنکردنی کاهش یافت. در ادامه سازمان های ذینفع مانند سازمان امور مالیاتی و بیمه ها نیز استفاده از نرم افزارهای حسابداری را تایید کردند و شیوه دریافت اطلاعات و رسیدگی به گزارشهای ارسالی نیز به روزرسانی شد. قوانین و روشهایی در این زمینه تدوین شد که مطابق با آنها ارسال گزارشها و ثبت دفاتر مالی سریعتر و ساده تر شد. استفاده از نرم افزار های مالی در طی این مسیر از سازمانهای بزرگ به شرکتها و بنگاههای اقتصادی کوچک تر سرایت کرد و در نهایت به یکنیاز و اامتبدیل شد.

نقش و اهمیت نرم افزار حسابداری در سازمان :

نرم افزار حسابداریقلب گزارشگری سازمان در حوزه مالی و ابزار اصلی تصمیم گیری در حوزه مدیران و هیات مدیره است. براساس گزارشهای مالی ، خط مشی و مسیر حرکت سازمان مشخص شده و یا اصلاح می گردد. براساس اطلاعات و شاخصهای ارائه شده توسط نرم افزارهای حسابداری ، ارزش ریالی دارایی ها ، بهای تمام شده محصولات ، میزان بدهی های کوتاه و بلند مدت شرکت نمایان و مشخص شده و سود یا زیان دهی شرکت به صورت شفاف و براساس آمار و اطلاعات مشخص می گردد.

گزارشهای حسابداری که بر اساس استانداردها و روش های مدون بین المللی برای کنترل و ارزش گذاری شرکتها استفاده می گردد بوجود آمده اند. این گزارشها مورد وثوق و تایید مدیران و حسابداران و مدیران مالی در سراسر دنیا می باشد.

پیاده سازی موفق یک نظام مالی

برای موفقیت در سازماندهی واحد مالی و داشتن یک مجموعه منظم، دقیق ، شفاف و پاسخگو در مجموعه حسابداری باید از زیرساخت مناسب ، روش های مشخص ، تدوین شده و دقیق و کنترل صحیح عملیات و اطلاعات ثبت شده استفاده نمود.

در پیاده سازی موفق نرم افزار مالی ، توجه به بخش های زیر اهمیت زیادی دارد :

• مشخص کردن شیوه اجرا و داشتن مقررات و شیوه های ثبت اطلاعات یکسان
• پیاده سازی ساختار کدینگ حسابها، متناسب با نیاز سازمان
• پیاده سازی کنترلهای داخلی

مشخص شدن شیوه اجرا:

در پیاده سازی سازمان مالی باید مقررات و استانداردهای ثبت اطلاعات یکسان ، شفاف و مشخص باشد . مطابق با قوانین و مقررات جاری کشور ، ldquo;سازمان حسابرسیrdquo; مرجع تدوین اصول و ضوابط حسابداری و حسابرسی در ایران می باشد. البته باید توجه داشته باشیم که اگر در شرکتی با سرمایه گذاری خارجی نظام مالی پیاده سازی می کنیم در حوزه گزارشگری باید ملاحظات سرمایه گذار خارجی را هم مدنظر قرار دهیم.

ساختار کدینگ حسابها :

مهم ترین بخش در پیاده سازی نرم افزار حسابداری در یک سازمان ، پیاده سازی ساختار کدینگ حسابها ، متناسب با نیازهای آن مجموعه است. کدینگ حسابها زیرساخت و شالوده اصلی پیاده سازی حسابداری در سازمان است و طراحی درست و متناسب با نیازهای سازمان نیازمند تحلیل و صرف زمان توسط حسابداران خبره و باتجربه است. این کدینگ بنابر امور مختلف مانند توسعه یا تغییر فعالیت یا گسترش جغرافیایی سازمان می تواند اصلاح و تغییر یابد.

در طراحی کدینگ حسابها از دو نوع حساب استفاده می شود:

• حسابهای ثابت (شامل حسابهای موقت و دائمی)
• حسابهای تفصیلی (شامل مراکز هزینه ، پروژه ها، قراردادها و .)

مثال : برخی موارد تاثیرگذار در طراحی کدینگ مناسب عبارتند از :

• در شرکتهای فنی مهندسی و پیمانکاری ، بهای تمام شده پروژه ها مهم است و پروژه ها بخشی از بدنه اصلی کدینگ حسابهای تفصیلی را به خود اختصاص می دهند.
• در شرکتهای هلدینگ ، گردش حسابهای شرکتهای زیرمجموعه هلدینگ و تبادلات مالی و حسابهای فیمابین در طراحی کدینگ حسابهای ثابت و تفصیلی تاثیرگذار است.
• در شرکت های بازرگانی ، بهای تمام شده قراردادها و پروژه ها، مراکز هزینه و بازاریابها در ساختار کدینگ حسابهای ثابت و تفصیلی اهمیت کلیدی دارد.

پیاده سازی کنترلهای داخلی :

برای اطمینان از پیاده سازی صحیح و شفافیت عملیات پیاده سازی کنترلهای داخلی در سازمان انجام می شود. نظارت بر اینکار می تواند توسط پرسنل مجموعه، تیم حسابرسی داخلی یا حسابرسان مستقل انجام پذیرد. کنترلهای داخلی مجموعه فرآیندی است که برای کسب اطمینان از دست پیدا کردن به اهداف زیر پیاده سازی می شود:

• اطمینان از اثربخش و کارابودن فعالیت ها
• رعایت شدن استانداردها و مقرارات و قانونها
• قابل اتکا بودن گزارشهای مالی

چند نکته مهم در پیاده سازی نرم افزار حسابداری:

یکپارچگی نرم افزار حسابداری با نرم افزارهای مالی و اداری دیگر:

نرم افزار حسابداری دریافت کننده سند از کلیه زیرسیستم های دیگر مانند نرم افزارخزانه داری،خرید و فروش کالا،انبار و حسابداری انبار،اموال و دارایی های ثابت،حقوق و دستمزدمی باشد و می تواند از طریق وب سرویس از نرم افزارهای ثبت درآمد آنلاین مانند سیستمهای فروش آنلاین ، سند درآمد و سند دریافت وجه را دریافت نماید.

نرم افزار حسابداری به عنوان حلقه ارتباطی و نقطه پایانی کلیه عملیات مالی در سازمان و کنترل کننده صحت و دقت عملکرد واحدهای دیگر عمل می کند.

معرفی نرم افزار حسابداری به سازمان امور مالیاتی :

برای استفاده از مزایای ثبت سندهای حسابداری و دفاتر حسابداری به صورت خلاصه سند، باید از نرم افزار حسابداری که مورد تایید سازمان امور مالیاتی باشد استفاده نمود. این نرم افزار باید به ممیز مالیاتی معرفی شود تا استفاده از آن مورد تایید قرار گیرد.

استفاده از نرم افزار مالی متناسب با رشد و نیاز شرکت :

در زمان انتخاب نرم افزار مالی در نظر داشته باشید که در حال سرمایه گذاری برای یکی از مهمترین ابزارهای جمع آوری اطلاعات و گزارش سازی در راستای تصمیم سازی صحیح در شرکت هستید. بنابراین انتخابی را انجام دهید که بتوانید بر روی آن سالها تکیه کنید و با رشد شرکت متبوع به سادگی مجبور به کنارگذاشتن آن و خرید نرم افزاری بهتر نشوید. نرم افزار مناسب می تواند ایده هایی کاربردی، براساس تجربه استفاده در انواع شرکتها در اختیار شما قرار دهد.

منبع:

https://payvast.com/kb/%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%A8%D8%B1%D8%AF-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%AD%D8%B3%D8%A7%D8%A8%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C/

نرم افزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه با هدفمدیریت پروژهو فعالیت ها و با رویکرد چابک در نسل 5 مجموعه دیدگاه تولید و ارائه شد. نرم افزار کارها، بر مبنای گفتمان سازمانی طراحی شده و مزایای قابل توجهی در این حوزه برای سازمان ها ایجاد می کند.
تشکیل تیم های کاری از طریقنرم افزار کارهابدلیل یکپارچگی با دیگر نرم افزارهای مجموعه دیدگاه به سادگی براساس ساختار سازمانی انجام می شود. بدین نحو ضمن صرفه جویی در هزینه ها، بررسی روند پیشرفت کارها در ابعاد گسترده تری قابل کنترل و مدیریت خواهد بود. نسل جدید نرم افزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری ، سبک نوینی برای مدیریت فعالیت های سازمان ایجاد می کند و علاوه بر وارد نمودن مفاهیم بنیادی مدیریت پروژه، تعاملاتی الهام گرفته از شبکه های اجتماعی با رویکرد سازمانی را به ارمغان می آورد.

در نسخه اول این نرم افزار امکاناتی مثل ایجاد تیم، پروژه و فعالیت های مرتبط در اختیار کاربران قرار داده شده بود. مشابه عملکرد بسیاری از فریم ورک ها و متدولوژی های چابک، فعالیت ها روی بردهایی مثل برد اسکرام قرار می گیرند که هدف آنها نمایش وضعیت انجام کارهای تیم است. برهمین اساس در نرم افزار کارها در راهکاراتوماسیون اداری، قابلیت ساخت بردها در نظر گرفته شده بود و طراحی آن به گونه ای بود که بتواند انواع روش های مدیریت پروژه چابک رو پوشش دهد.

یکی از ویژگی های تیم های چابک این است که به جای صرف وقت روی تولید مستندات فرآیندی برای ارتباطات و تعاملات تیم، افراد به گفتگو بپردازند، در همین راستا نرم افزار کارها، محیطی یکپارچه با امکان تعاملات تیم ایجاد کرده است. یکپارچگی اتوماسیون اداری و سیستم مکاتبات دیدگاه با نرم افزار کارها نیز از جنبه دیگری قابل توجه است و قابلیت تعریف کار از روی نامه ارجاع شده در چرخه مراودات اداری را فراهم می کند.

یکی از ویژگی های اساسی پروژه های چابک وجود شفافیت در انتخاب، اجرا و اتمام فعالیت ها در سطح تیم و حتی ذینفعان آن است. ولی در بعضی از پروژه ها ریسک نمایش همه فعالیت ها به تمام اعضای تیم وجود دارد و نمی توان از این ویژگی استفاده کرد. پروژه های محرمانه یا فرا دپارتمانی از این دسته هستند. به همین دلیل قابلیت جدیدی به نرم افزار کارها در راهکار اتوماسیون اداری اضافه شده که امکان مشاهده فعالیت ها، فقط برای اعضای خاصی از تیم وجود داشته باشد.

قبلا برای اختصاص کار به افراد باید حتما پروژه تعریف می شد، اما نیازمندی جدیدی در نرم افزار شناسایی شده که افراد بدون نیاز به تعریف پروژه می توانند کارهای جاری خود را به هم اختصاص بدهند و پیگیری کنند. در این مورد می توان پیگیری خروجی نرم افزار جلسات را مثال زد. قابلیت اختصاص کار مستقیم دقیقا با همین هدف به نرم افزار اضافه شده است.

از سوی دیگر در اغلب پروژه ها نیاز به کنترل مستمر وجود دارد و به همین دلیل ابزاری منعطف به نرم افزار اضافه شده که نیازهای جستجو و گزارش گیری را در سطح سازمان و با هدف کمک به پایش و کنترل پروژه ها و کارها در اختیار اعضای تیم قرار می دهد.

منیع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d8%a7%d8%b2%d9%87%e2%80%8c%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%da%a9%d8%a7%d8%b1%d9%87%d8%a7-%d8%af%d8%b1-%d8%b1%d8%a7%d9%87%da%a9%d8%a7%d8%b1-%d8%a7/

در سازمان ها اعم از خدماتی، بازرگانی و تولیدی، واحد فروش به عنوان واحد درآمدزا تأثیر زیادی در تصمیم گیری های مدیران دارد که در صورت کارکرد نامطلوب می تواند کل سازمان را دچار اختلال کند.

در فرایند فروش عوامل زیادی مانند کالا، مشتری، شرایط پرداخت، پراکندگی جغرافیایی تأثیرگذار هستند که تبادل اطلاعات این عوامل با سایر واحدها اهمیت زیادی دارد، به همین دلیل یک نرم افزار فروش به تنهایی نمی توان آینه تمام نمای عملیات سازمان باشد و فقط بخشی از اطلاعات واحد فروش را نشان می دهد و به دلیل جزیره ای بودن در عملکرد سازمان بهبودی ایجاد نمی گردد.

تفکیک اطلاعات سازمان به بخش های مختلف و نرم افزارهای مستقل، عامل کاهنده در کیفیت اطلاعات سازمان بوده و هم افزایی لازم (synergy) برای نمایش یکپارچه عملکرد سازمان را ندارد درصورتی که نرم افزار یکپارچه می تواند تبادل اطلاعات بین همه واحدها را برقرار و نیاز مدیران به گزارشات لحظه ای را تأمین و تصمیم گیری را آسان سازد.

فروش صرفاً ثبت یک فاکتور نیست

فروش، صرفاً ثبت یک فاکتور نیست و در پشت آن دنیایی از اطلاعات در حال تبادل است، در یک فرایند فروش می بایست در ابتدا اعتبار مشتری ارزیابی گردد که لازمه آن ثبت توافقات نحوه تسویه و ارتباط آن با خزانه داری و حسابداری است همچنین کنترل موجودی انبار جهت تأمین کالا و در صورت وم ارتباط با واحد برنامه ریزی تولید ضروری است، علاوه بر آن نحوه قیمت گذاری و تخفیفات و جوایز بخشی از مقرراتی است که در برای ثبت یک فاکتور فروش می بایست لحاظ شود.

وصول مطالبات از مسائل مهم واحد فروش است که اجرای درست آن سازمان را از آسیب های ناشی از کمبود نقدینگی مصون می سازد، با توجه به تعهدات مشتری شرکت ها نیز پرداخت هایی را متعهد شده که تأمین به موقع منجر به پرداخت بدون تأخیر تعهدات می گردد. گریزی از بدحسابی مشتریان نیست به هرحال فروش اعتباری و یا اسنادی بخشی از طبیعت کسب وکار است اما در بسیاری از شرکت ها کمبود نقدینگی ناشی از عدم یکپارچگی اطلاعاتی و عملیاتی بین واحدهای فروش، حسابداری و خزانه داری است که کنترل های دقیق را کاهش می دهد.

نرم افزارهای جزیره ای فروش!!!

نرم افزار جزیره ای به صورت مستقل از یکدیگر کار می کنند و اطلاعات به روش های مختلف بین نرم افزارها مبادله می شود که هزینه های ریالی و زمانی زیادی را به همراه دارد، به طور نمونه پس از ثبت فاکتور جهت ثبت در حساب مشتری نیاز به صدور سند حسابداری است که به منظور کاهش تبادل اطلاعات بین دو واحد فروش و حسابداری، فاکتور فروش به صورت روزانه و یا چند روز یک بار به واحد حسابداری تحویل و اسناد آن صادر می شود و پس از طی این مراحل حساب مشتریان قابل استناد است.

این فرایند منجر به ایجاد یک پروسه زمان بر برای بروز رسانی اطلاعات می گردد و به صورت لحظه ای امکان کنترل اعتبار مشتری و یا سودآوری کالا وجود ندارد.

نرم افزارهای جزیره ای و Link بخش های جداگانه از یک سیستم اطلاعات مدیریت هستند و اگر سیستم اطلاعات مدیریت یک شرکت را تکه تکه کنیم، کسب وکار آن نیز تکه تکه خواهد شد و حتی اگر به طریقی به یکدیگر وصل شود و این نرم افزارها منجر به کاهش بهره وری و کارایی می شود و راه حل این موضوع استفاده از نرم افزارهای جامع و یکپارچه است که جامعیت لازم برای پوشش کلیه نیازهای سازمان مخصوصاً واحد فروش را داشته باشد.

سازمان ها و شرکت ها می توانند برای افزایش راندمان امور خود از نرم افزار هایی مانند تبدیل تاریخمیلادی به شمسیو. استفاده کنند.

نرم افزارهای فروش یکپارچه با سایر نرم افزارها

نرم افزارهای یکپارچه فروش از یک بستر اطلاعاتی مشترک استفاده کرده و یک دیتا بیس جامع دارد که اطلاعات به لحظه در همه جای نرم افزار منتشر می گردد، وجود یک الگوی سند در کنار فاکتور فروش منجر به صدور سند لحظه ای در حسابداری می گردد و به محض صدور هر عملیاتی، اطلاعات حساب مشتری به روز می شود و تمام واحدها قابلیت گزارش گیری دارند.

سازمان ها بهنرم افزار فروشمجزا نیاز ندارند بلکه نیاز اساسی سازمان ها تهیه نرم افزار جامع فروش و به صورت کاملاً یکپارچه با سایر سیستم ها است.

استفاده از نرم افزار فروش یکپارچه علاوه بر سرعت در تهیه اطلاعات مالی، این مزیت را دارد که می تواند کار گزارش گیری در یک شرکت را با دقت و صحت به عهده دارد و کارکنان کمتری در مقایسه با سیستم های دستی و جزیره ای مورد نیاز است و در مجموع مسائل و مشکلات پرسنلی و اداری یک شرکت را نیز تقلیل می دهد.

نرم افزار فروش آنلاین به عنوان یک نرم افزار جامع یک بستر کاملاً یکپارچه ایجاد کرده است که هر تغییری در هر بخش به لحظه در همه بخش ها انتشار می یابد، ثبت هر عملیات فروش منجر به یک رخداد مالی می گردد و سند حسابداری آن در نرم افزار حسابداری ثبت و با ثبت سند، دفاتر، ترازها نوشته و گزارش ها نیز آماده می گردد، درواقع فرایند تشخیص ماهیت حساب، صدور سند و تهیه دفاتر و گزارشات توسط نرم افزار انجام می شود.

در ادامه بخشی از امکانات نرم افزار فروش آنلاین ارائه شده است:

امکانات

• تعریف مشخصات مشتریان و سقف اعتباری
• امکان تعریف ۱۰ سطح قیمتی، کمیسیون فروشنده، بازاریاب و مدت گارانتی در بخشنامه های فروش
• امکان تعریف مالیات بر ارزش افزوده به تفکیک سال توسط کاربر
• تنظیمات فاکتور فروش بر اساس نیاز کاربر
• ایجاد کنترل های لازم در فاکتور بر اساس نیاز کاربر
• صدور فرم سفارش کالا بر اساس روز کاری یا روز تقویمی با کنترل مدت اعتبار
• لیست خلاصه سفارشات بر اساس سفارشات قطعی شده و قطعی نشده
• صدور پیش فاکتور فروش، حواله فروش و فاکتور فروش
• دستور تحویل بر اساس سفارشات دریافتی
• ثبت فاکتور فروش بر اساس حواله
• ثبت فاکتور برگشت از فروش
• صدور فاکتور فروش و برگشت از فروش ارزی
• صدور صورتحساب درآمد برای انجام خدمات
• لیست صورتحساب های درآمد
• امکان ثبت عوارض و مالیات خدمات در فاکتور فروش
• امکان صدور گروهی فاکتور فروش
• امکان دریافت سفارش و فروش اینترنتی محصولات از طریق وب سایت
• امکان پیگیری مراحل دریافت سفارشات اینترنتی
• امکان تعریف دسترسی کاربران به گروه اشخاص

گزارشات

• آمارهای فروش به تفکیک گروه مشتریان، مناطق و گروه محصول
• آمارهای مقایسه ای فروش بر اساس منطقه، گروه محصولات و گروه مشتریان
• لیست خلاصه پیش فاکتورها بر اساس تاریخ ارسال
• لیست مقایسه ای تسویه فاکتورها
• خلاصه مطالبات دوره فروش
• گزارش پیش فاکتورها به تفکیک اشخاص و کالاها
• گزارش تخفیفات جنسی بر اساس مشتری و کالا
• گزارش مقایسه ای دستور تحویل و حواله
• گزارش دستور تحویل ها بر اساس تحویل گیرنده
• گزارش حواله های فروش به تفکیک اشخاص، کالاها و پیش فاکتور
• گزارش فاکتورهای فروش بر اساس حواله
• گزارش خلاصه فاکتورهای فروش و برگشت از فروش
• گزارش فروش و برگشت از فروش به تفکیک اشخاص و کالاها
• گزارش فروش ماهانه و فصلی فروش
• گزارش سود و زیان فروش به تفکیک کالاها و درصد سودآوری
• گزارش سود و زیان فروش به اشخاص
• گزارش درآمد از اشخاص
• گزارش اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده (VAT)

منبع:

https://blog.yar.cloud/%da%86%d8%b1%d8%a7-%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d9%81%d8%b1%d9%88%d8%b4-%d8%a8%d8%a7%db%8c%d8%af-%d8%a8%d8%a7-%d8%b3%d8%a7%db%8c%d8%b1-%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7/

نرم افزار کارها با رویکرد مدیریت چابک و مبتنی بر اسکرام ابزاری مناسب برای دورکاری در روزهای شیوع کرونا و کاهش رفت و آمدهای شهری است.

<<ما دورکار شدیم>>. این جمله شایع ترین خبری است که این روزها افراد مختلف، بین گپ وگفت ها از وضعیت کشور و تب تند شیوع کرونا به هم می گویند. جمله کوتاهی که نشان می دهد برای انجام کارها و کاهش رفت وآمدهای نیروی انسانی در کسب وکارهای مختلف روشی غیر از <<تعطیلی>> به ذهن کارفرماها رسیده. سیستم جایگزینی که در آن قرار است پرسنل بدون حضور در محل کار، پشت میزهایشان حاضر شوند و کاری که به آنها محول شده را انجام دهند. روشی ایده آل برای همه که در آن نه سیخ می سوزد و نه کباب! نه کارهای سازمانی و شرکتی روی زمین می مانند و نه خطر کاهش سطح حقوق و دستمزد کارمندها و پرسنل را به هول وهراس می اندازد. مدیر بالادست، نسبت به انجام نشدن کارها دغدغه ای ندارد و همه مثل روال سابق در جای خود مشغول به کار و تلاشند.

کرونا و تبدیل تهدید به فرصت

در نظرعموم مردم، کسی که در خانه کار می کند، بدون نظارت به طور آزاد و پروژه ای برای دیگران کار می کند، بیمه ندارد و ساعت ها و شیوه کارکردنش را خودش تنظیم می کند. البته که این شیوه کار چندان هم مورد پسند عموم مردم نیست و به نظرشان آخر و عاقبت ندارد. با وجود چنین تصویری از کارکردن در خانه، شاید توان شیوع کرونا را فرصتی خوب برای رسمی شدن شیوه دورکاری در مدیریت فرآیند کسب وکارها و جا انداختن آن برای عموم مردم و حتی کارفرماها و پرسنل دانست.
در دنیای پیشرفته امروز دورکاری یکی از روش های مدرن کار کردن است و با توسعه ارتباطات و فناوری اطلاعات و فراگیر شدن امکانات بسیاری از جمله اینترنت پرسرعت و ارزان، تلفن همراه، تله کنفرانس، رایانه های پرقدرت شخصی و شبکه های بی سیم، به سرعت در حال توسعه و گسترش است.
افزایش روزافزون مسافرت های درون شهری، ترافیک های سنگین صبحگاهی و عصرگاهی، افزایش هزینه های رفت وآمد افراد از محل کار به خانه، ایجاد آلودگی در شهرهای به ویژه بزرگ، اتلاف زمان افراد برای رسیدن به محل کار و از بین رفتن انرژی از جمله موضوعاتی هستند که بر اساس آنها ایده های <<دورکاری>> مطرح شده است.

دورکاری هم تاریخچه داره

از اواخر سال های ۱۹۷۰، وقتی که ریزرایانه ها و مودم ها در دسترس عموم قرار گرفتند، <<جک ام.نی>> اولین کسی بود که رویای کار از راه دور را مطرح و درباره آن تحقیق کرد. موسسه Feds coop یکی از مراجع رسمی اخبار حوزه IT در دولت فدرال آمریکاست در سال ۲۰۱۰ بررسی و مقایسه ای بین وضعیت دورکاری کارکنان دولت و بخش خصوصی در حوزه IT انجام داد. بر اساس این گزارش، میزان رضایت از دورکاری در بخش دولتی ۹۱ درصد و در بخش خصوصی ۹۵ درصد بوده است. این گزارش می افزاید، زمان حضور افراد دورکار در خانه پس ازدورکاری ۴۶ درصد افزایش داشته و کاهش ۷۱ درصدی آلودگی هوا، ۶۹ درصدی افزایش بهره وری، ۷۶ درصدی افزایش کیفیت زندگی، ۷۰ درصدی ذخیره پول و ۸۴ در صدی صرفه جویی در وقت نیز از دیگر تغییرات محقق شده در بین افراد دورکار پس از دورکاری است.
در دورکاری قرار است با استفاده از بستر فناوری و اینترنت هر فرد بدون نیاز به حضور در محل کارش، وظایف حرفه ای اش را به دور از بروکراسی های سنتی و با انعطاف بیشتری انجام دهد.

مدیریت چابک یا سنتی؟ مساله این است

در دروه ای که تکنولوژی و اینترنت پیچیده ترین کارها را برای آدم ها به راحتی <<آب خوردن>> کرده اند، طراحی و تولید ابزاری برای دورکاری پرسنل، چندان سخت نیست .
Tax management یا نرم افزار کارها یکی از این ابزارهاست که در حوزه اتوماسیون اداری می تواند راهکار مطمئنی برای سازمان ها باشد.
نرم افزار کارها اصولا با رویکرد مدیریت چابک پروژه، طراحی و تولید می شوند و تشکیل تیم ها، تعریف کار و تعیین سطح وظایف هر نفر با تمرکز روی <<گفتمان سازمانی>> و امکان گپ وگفت بین اعضای تیم درباره جزییات کارها و. ساختار نرم افزار را تشکیل می دهند.
شاید برایتان سئوال باشد چرا رویکرد مدیریتی در این نرم افزار بر اساس پروژه های چابک است؟ جواب در شفافیت انتخاب، اجرا و اتمام فعالیت ها دراین شیوه مدیریتی است.
در روش های سنتی که بیشتر به صورت فاز به فازعملیات اجرای یک پzwj;روژه را دنبال می کرد، نتیجه کار از قبل به صورت یک طراحی اولیه دقیق (Up-front Design) پیش بینی می شد که ایرادهای اساسی به آن وارد است. ازجمله این ایرادات می توان به صرف زمان زیاد برای طراحی اولیه دقیق، شفاف نبودن نیازمندی ها، بالا بودن هزینه تغییرات و شفاف نبودن سررسید پروژه و. اشاره کرد.

با چی و چطور دورکاری کنیم؟

اسکرام چابک، متفاوت از رویکرد سنتیمدیریت پروژهاست و به جای تمرکز بر اینکه افراد چه کار می کنند بر چگونگی انجام کار توجه دارد.
نرم افزار کارها هم می تواند در برنامه ریزی بلندمدت، نقش بازی کند و هم می تواند به برنامه ریزی کوتاه مدت کمک کند. در تیم های پروژه محور، همه کارها در اسپرینت ها (sprint) کوتاه مدت (یک ماهه یا دوهفته ای) تعریف می شوند.
در نرم افزارمدیریت کار آنلاین که مبتنی بر <<اسکرام>> طراحی و تولید شده، اهداف بلندمدت با تعیین راهبرد نظارتی و امکان دریافت گزارش های آماری به واحدهای کوچکتر کاری واگذار می شوند.

برایتبدیلتاریخ تبدیل شمسی به قمریمی توانید ازتقویم آنلایناستفاده کنید.

نرم افزار کارها در سبد محصولی

یک شرکت توزیع و پخش مواد شوینده را در نظر بگیرید. کارکنان این شرکت قرار است در۱۰ روز آینده، کالاهایی را به چندین مشتری برسانند.
همین سرفصل در نرم افزار کارها تعریف می شود؛ تیم های اجرا کننده تعیین می شوند، ماموریت هرکس به او یادآور می شود، آنها با لاگین کردن می توانند از هر جایی که هستند جزئیات کار را ببینند، درباره آن حرف بزنند، میزان پیشرف پروژه را اعلام کنند و اگر احیانا درباره این پروژه از قبل کاری انجام شده را به دیگران اعلام کنند.
مدیر مجموعه در تمامی این فرآیند، امکان رصد کردن پروژه و دریافت گزارش های آماری به شکل های مختلف نموداری و گرافیکی را دارد. او همزمان که کارکرد نیروی انسانی خود را کنترل می کند به آن ها امنیت روانی و آزادی عمل در ساعات کاری می دهد.
در انتهای هر اسپرینت ها (sprint) میزان کارکرد هر فرد و اثرگذاری او در zwj;پیشرفت پروژه را می توان دید و میزان موفقیت دست یافتن به پیش بینی زمانی را محاسبه کرد.
اعضای پروژه می توانند با اعلام درصد پیشرفت، کارکرد خود را اعلام کنند. آنها همچنین می توانند از واحد <<نفر- ساعت>> هم استفاده کنند. نرم افزار به طور اتوماتیک درصد را بر اساس ساعات کاری محاسبه و به مدیر پروژه اعلام می کند.
برای زمان بندی پروژه ها و تعیین سررسید کارها همزمان می توان از نرم افزار جلسات استفاده کرد. قرارهای کاری را هماهنگ کرد و زمان پیگیری کارها را تعیین کرد.

اپلیکیشن کارها در راه

اپلیکیشن جلسات در حال حاضر برای کاربران اندروید در دسترس است. به زودی برنامه موبایلی کارها هم اضافه می شود. مهمترین نکته در نرم افزار کارها، وب بیس بودن اپلیکیشن است که از راه دور هم قابلیت بهره برداری را دارد.
یکپارچگی اتوماسیون اداری و سیستم مکاتبات با نرم افزار کارها نیز از جنبه دیگری قابل توجه است و قابلیت تعریف کار از روی نامه ارجاع شده در چرخه مراودات اداری را فراهم می کند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d9%88%d8%b1-%da%a9%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%af%d8%b1-%d8%b1%d9%88%d8%b2%d9%87%d8%a7%db%8c-%da%a9%d8%b1%d9%88%d9%86%d8%a7-%d8%a8%d8%a7-%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1/

نکته بسیار مهم در رابطه با نرم افزارها سناریوی عمومی براساس کتاب <<مهندسی نرم افزار>> آقای پرسمن است. در این کتاب آمده است << نرم افزاری که برای مدت ۱۰ تا ۱۵ سال در شرکت ها استفاده شده است؛ بارها و بارها در طول زمان تغییر کرده، وفق داده شده و گسترش پیدا کرده است.>>
این تغییرات در طول حیات نرم افزار باعث ناپایداری می شود. نرم افزار همچنان کار می کند؛ اما هر تغییر باعث ایجاد تاثیرات غیر قابل کنترلی در سایر قسمت های آن می شود و در نهایت نرم افزار را غیر قابل نگهداری می کند. در این شرایط نیاز است که با بازمهندسی نرم افزار حیات دوباره ای به او بخشیده شود؛ اما این تنها علت برای بازمهندسی نرم افزار نیست.
جدا از تغییرات فرایندهای شرکت ها که در طول سال ها به وجود می آید و نیاز به بروزرسانی نرم افزارها به عنوان ابزارهای مورد استفاده در این فرایندها را به وجود می آورد، عوامل دیگری نیز باعث بازمهندسی نرم افزارها می شود.
یکی از اصلی ترین این عوامل تغییر و تکمیل علوم نرم افزاری و ایجاد تکنولوژی های جدید بر اساس این علوم است.
بر این اساس، پلتفرم های جدیدی در ساختارهای نرم افزاری ایجاد می شوند که انجام امور توسط کاربران را راحت تر می کنند. از این رو نیاز است تا نرم افزارها به این تکنولوژی های جدید انتقال پیدا کنند؛ به عنوان مثال می توان استفاده از نرم افزارهایاتوماسیون اداریو نرم افزارهای موبایلی و میزان وابستگی افراد به این پلتفرم در مدت زمان ۶ یا ۷ سال پیش را با حال حاضر مقایسه کرد.
ایجاد علوم و تکنولوژی های جدید در مدت زمانی که نرم افزارها در فاز توسعه و نگهداری هستند برای قابل توسعه نگهداشتن آنها نیاز به بازمهندسی را اجتناب ناپذیر می کند. یکی دیگر از علت های شایع برای بازمهندسی نرم افزار نیاز به ریفکتور کدها است.

برایتبدیلتاریخشمسی به میلادیمی توانید ازتقویم آنلایناستفاده کنید.

نرم افزارها در طول حیات خود در فاز نگهداشت معمولا توسط افراد مختلف با میزان مهارت های متفاوت، توسعه داده می شود.
این توسعه مکرر در سال های طولانی باعث تغییرات بنیادین در کدهای نرم افزار می شود که معمولا کدهای اولیه را تبدیل به کدهایی پیچیده و غیر قابل توسعه، می کند.
از این رو نیاز است که با بازنگری بر روی منابع کد موجود در نرم افزار و ریفکتور کردن آن ها توسعه پذیری و پشتیبانی پذیری نرم افزار را به آن برگرداند. در این شرایط هزینه های نگهداشت نرم افزار برای هر تغییر کوچک از هزینه های بازنویسی آن بیشتر می شود و نیاز به دوباره نویسی کدهای منبع بدون تغییر رفتار نرم افزار را اجتناب ناپذیر می کند.
بر اساس موارد بیان شده می توان گفت که عملیات بازمهندسی در نرم افزارها با اهداف زیر صورت می گیرد:

• تغییر رفتار نرم افزار به منظور پشتیبانی از فرایندهای تغییریافته در شرکت های مشتری
• تغییر معماری نرم افزار به منظور استفاده از علوم و تکنولوژی های جدیدتر
• تغییر کد به منظور توسعه پذیری و نگهداشت بهتر نرم افزار

بازمهندسی نرم افزارها ممکن است نتیجه یکی از این علت ها و یا ترکیبی از آن ها با هم نیز باشد. از این رو با توجه به هدف یا اهداف انتخاب شده عملیات های مختلفی برای بازمهندسی صورت می گیرد.
در ایران از اولین نسل نرم افزارهای سیستم های اطلاعاتی بر مبنای وب بیشتر از ۱۵ سال می گذرد. در این دوره نرم افزارها نه تنها به بلوغ کامل رسیده اند؛ بلکه در حال حاضر هیچ شرکتی را نمی توان بدون وجود این گونه نرم افزارها تصور کرد. در طول این سال ها شرکت های تولید کننده نرم افزار سعی کرده اند با بازمهندسی های محدود در برخی از نرم افزارهای خود که بیشتر با اهداف تغییر معماری و تغییر کد بوده اند، نیازمندی های جدید را پایه ریزی کنند.
شرکت ها نیز همواره در این مورد پیشرو بوده اند. نسل پنجم دیدگاه به ویژه در حوزه اتوماسیون اداری با هدف تغییر کد برای پشتیبانی از تمامی مرورگرها، ایجاد نرم افزارهای موبایلی با هدف استفاده از تکنولوژی های جدیدتر و پروژه زاگرس به منظور تغییر جامع معماری نرم افزار دیدگاه مجموعه پروژه هایی بوده است که شرکت ها با اهداف بازمهندسی انجام داده و همچنان در حال اجرا و تکمیل آن هستند.
در حال حاضر نیاز به بازمهندسی در تغییر رفتار نرم افزارها به ویژه در زمینه نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای پشتیبانی از فرهنگ های جدید ایجاد شده در شرکت ها به شدت احساس می شود. تغییرات شگرفی در طول سال های گذشته به ویژه در زمینه مکاتبات اداری و بکارگیری نرم افزارهای اتوماسیون اداری شرکت ها ایجاد شده که نیاز به باز تعریف برخی از مفاهیم بنیادی سیستم های اطلاعاتی را اجتناب ناپذیر کرده است.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d9%84%d8%a7%db%8c%d9%84-%d9%88-%d8%a7%d9%87%d9%85%db%8c%d8%aa-%d8%a8%d8%a7%d8%b2%d9%85%d9%87%d9%86%d8%af%d8%b3%db%8c-%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1%d9%87%d8%a7%db%8c/

• امکان ثبت و مستند سازی معاملات و هم چنین سایر اطلاعات مورد نیاز حسابداری مانند صورت های مالی، حساب های دارایی، بدهی ها، حقوق پرسنل، درآمدها و هزینه ها، سود و زیان و .
• کنترل پرداخت به طلب کاران و تامین کنندگان
• بررسی و کنترل مبالغ اخذ شده از مشتریان و بدهکاران
• ثبت موجودی کالا یا محصول
• ثبت سفارش خرید و ارسال اسناد مربوط به نوع، تعداد و قیمت کالا برای فروشند گان
• ثبت سفارش مشتری پیش از ارسال کالا یا محصول و تحویل اسناد به مشتری

برای مشاهدهتاریخ امروز به میلادیمی توانید ازتقویم آنلایناستفاده کنید.

این نرم افزارها ضمن تامین این امکانات باعث ایجاد مزایای زیر و بسیاری مزایای دیگر می شوند:

• سرعت عمل
• دقت
• آسان تر شدن دسترسی به اطلاعات
• سهولت در رسیدگی به امور مالی و حسابداری ارزان
• امنیت اطلاعاتی
• صرفه جویی در وقت و هزینه ها
• تامین گزارش های مالی
• تعیین نقاط قوت و ضعف در انجام معاملات
• مدیریت و نظارت دقیق بر نیاز نقدی و سرمایه گذاری

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%da%86%d8%b7%d9%88%d8%b1-%da%a9%d8%a7%d8%b1-%d9%85%db%8c-%da%a9%d9%86%d9%86%d8%af/

در بین سیستم های مالی نرم افزار فروش بیشترین ارتباط را با نرم افزار انبارداری دارد. تعریف کالا بخشی از سیستم انبار است که توسط فروش نیز مورد استفاده قرار می گیرد. در اکثر بنگاه های اقتصادی بخشی یا تمام کالا های موجود در انبار جهت فروش عرضه می شود. پس از صدور فاکتور فروش کالا باید از انبار خارج شود و به خریدار تحویل گردد، در نتیجه نرم افزار انبارداری باید بتواند حواله های فروش را از سیستم فروش تحت وب صادر کند. طبیعی است اگر درمجموعه ای از روی فاکتور آنلاین فروش حواله انبار صادر شد، امکان ویرایش فاکتور باید بسته شود.

در بنگاه های اقتصادی کوچک مانند فروشگاه ها معمولا حواله انبار و فاکتور فروش همزمان صادر می شود و یا اصلا فاکتور فروش همان حواله انبار است. یعنی هم خریدار بدهکار می شود و هم موجودی مواد و کالا کسر میگردد(هم از نظر تعدادی و ریالی).اما در بنگاه های بزرگتر و تولیدی ها این دو بخش کاملا تفکیک شده می باشند.

برای مشاهدهتاریخ میلادی می توانید ازتقویم آنلایناستفاده کنید.

در شرکتهای بزرگتر ممکن است یک فاکتور فروش در چند مرحله از انبار خارج شود ونرم افزار فروشباید این امکان را فراهم کند. همچنین ممکن است هنگام صدور فاکتور موجود بودن کالا در انبار و یا امکان رزرو کردن کالا نیز مورد نیاز باشد که در این حالت سیستم فروش باید بتواند از موجودی کالا مطلع شود.

در صورت ثبت برگشت از فروش نیز زیر سیستم فروش تحت وب باید امکانی را فراهم کند که بتوان رسید انبار را ثبت کرد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d9%81%d8%b1%d9%88%d8%b4-%d9%88-%d8%a7%d8%b1%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%b7-%d8%a8%d8%a7-%d8%b2%db%8c%d8%b1-%d8%b3%db%8c%d8%b3%d8%aa%d9%85-%d9%87%d8%a7%db%8c/

یکی از زیر سیستم های مالی نرم افزار فروش آنلاین می باشد، این بخش از سیستم مالی باید با سایر اجزا هماهنگ باشد و اطلاعات لازم جهت به روز رسانی سایر زیر سیستم ها را فراهم کند در ادامه به ارتباط این زیر سیستم با سایر اجزای سیستم های مالی می پردازیم.

برای مشاهده تاریخ امروز به میلادیی توانید ازتقویم آنلایناستفاده کنید.

ارتباط نرم افزار فروش و انبار

در بین سیستم های مالی نرم افزار فروش بیشترین ارتباط را با نرم افزار انبارداری دارد. تعریف کالا بخشی از سیستم انبار است که توسط فروش نیز مورد استفاده قرار می گیرد. در اکثر بنگاه های اقتصادی بخشی یا تمام کالا های موجود در انبار جهت فروش عرضه می شود. پس از صدور فاکتور فروش کالا باید از انبار خارج شود و به خریدار تحویل گردد، در نتیجه نرم افزار انبارداری باید بتواند حواله های فروش را از سیستم فروش تحت وب صادر کند. طبیعی است اگر درمجموعه ای از روی فاکتور آنلاین فروش حواله انبار صادر شد، امکان ویرایش فاکتور باید بسته شود.

در بنگاه های اقتصادی کوچک مانند فروشگاه ها معمولا حواله انبار و فاکتور فروش همزمان صادر می شود و یا اصلا فاکتور فروش همان حواله انبار است. یعنی هم خریدار بدهکار می شود و هم موجودی مواد و کالا کسر میگردد(هم از نظر تعدادی و ریالی).اما در بنگاه های بزرگتر و تولیدی ها این دو بخش کاملا تفکیک شده می باشند.

در شرکتهای بزرگتر ممکن است یک فاکتور فروش در چند مرحله از انبار خارج شود ونرم افزار فروشباید این امکان را فراهم کند. همچنین ممکن است هنگام صدور فاکتور موجود بودن کالا در انبار و یا امکان رزرو کردن کالا نیز مورد نیاز باشد که در این حالت سیستم فروش باید بتواند از موجودی کالا مطلع شود.

در صورت ثبت برگشت از فروش نیز زیر سیستم فروش تحت وب باید امکانی را فراهم کند که بتوان رسید انبار را ثبت کرد.

منبع

https://blog.yar.cloud/%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d9%81%d8%b1%d9%88%d8%b4-%d9%88-%d8%a7%d8%b1%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%b7-%d8%a8%d8%a7-%d8%b2%db%8c%d8%b1-%d8%b3%db%8c%d8%b3%d8%aa%d9%85-%d9%87%d8%a7%db%8c/

رای داشتن اتوماسیون اداری در یک سازمان ، ابتدا نیاز است تا مدیران سازمان وم داشتن این نرم افزار را احساس کنند. لازم است که مدیران به این نتیجه برسند که روش های سنتی جوابگوی نیاز آنان نیست و برای ارتباطات کارآمدتر باید روش های جدید را جایگزین کنند. همچنین لازم است کاربران سازمان نیز توجیه شوند. فراهم سازی ارتباطات سخت افزاری نیز از دیگر پیش نیازهای پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد.

انتخاب یک نرم افزار مکاتبات اداری مناسب

برای داشتن یک نرم افزار مکاتبات اداری مناسب در وهله اول شناخت خود سازمان بصورت دقیق اهمیت دارد. اهداف مکاتبات، سطح دسترسی کاربران، نوع مکاتبات اعم از درون سازمانی یا برون سازمانی و. را باید به دقت بررسی کرد و با نرم افزارهای موجود در بازار مطابقت داد.

برای مشاهدهتاریخ امروزمی توانید ازتقویم آنلایناستفاده کنید.

دستاوردهای نرم افزار مکاتبات اداری

در انتهای این مطلب مزایا و دستاوردهای یک نرم افزار مکاتبات اداری را یادآور می شویم :

• امکان پاسخ دهی به مکاتبات در هر زمان و هر مکان
• دقت بالاتر و سرعت بیشتر در جوابدهی یا پیگیری مکاتبات
• امکان دسترسی به تمامی مکاتبات با جستجویی ساده و بدون صرف وقت زیاد

همچنین ذکر این نکته حائز اهمیت است که برای تولید یک تن کاغذ ۱۷ درخت تنومند قطع می شوند. از آنجا که حدود ۱۰ درصد از زباله ها را نیز کاغذ تشکیل میدهد رقم قطع درختان در ایران به سالانه ۷ میلیون اصله میرسد،. از آنجا که در سالهای اخیر محیط زیست به دغدغه ای برای هر انسان آگاه تبدیل گشته است، برداشتن یک گام در جهت حفظ و نگهداری حتی یک درخت بسیار مهم قلمداد می شود. شما برای نجات یک درخت چه کرده اید؟

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d9%85%da%a9%d8%a7%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%aa-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/

امروزه نرم افزار مکاتبات اداری درون یک سازمان که شامل مکاتبات اعضای سازمان با یکدیگر و همچنین با زیر مجموعه های وابسته به سازمان میباشد از اهمیت ویژه ای برخوردار است. در یک سازمان الکترونیکی تمامی مکاتبات از طریق نرم افزار مکاتبات اداری صورت میگیرد. این امر از مزایایی چون صرفه جویی در وقت ، دسترسی آسان به تمامی نامه ها ، نگهداری آسان نامه ها و اسناد و. برخوردار است.

برای درک وم داشتن نرم افزار مکاتبات اداری به وقایع اخیر اشاره کوتاهی میکنیم. پس از اعتراضات روزهای گذشته اپلیکیشن تلگرام در ایران فیلتر و دسترسی به آن محدود شد. همین امر به یکباره اطلاعات بسیاری از شرکت ها و سازمان ها را از دسترس خارج کرد. بسیاری از سازمان ها برای برقراری ارتباط با یکدیگر به اپلیکشین های دیگر روی آوردند. این امر درحالی بود که عملا نمی توانستند به اطلاعات گذشته خود در اپلیکیشن تلگرام دسترسی داشته باشند. ذکر همین نمونه برای ما روشن می سازد که داشتن یک نرم افزار اتوماسیون اداری یا یک نرم افزار مکاتبات اداری که اطلاعات آن بدست خود مجموعه باشد تا چه اندازه برای یک سازمان حیاتی است.

برای مشاهدهامروز در تاریخ می توانید ازتقویم آنلایناستفاده کنید.

پیش نیازهای پیاده سازی نرم افزار مکاتبات اداری در سازمان

برای داشتن اتوماسیون اداری در یک سازمان ، ابتدا نیاز است تا مدیران سازمان وم داشتن این نرم افزار را احساس کنند. لازم است که مدیران به این نتیجه برسند که روش های سنتی جوابگوی نیاز آنان نیست و برای ارتباطات کارآمدتر باید روش های جدید را جایگزین کنند. همچنین لازم است کاربران سازمان نیز توجیه شوند. فراهم سازی ارتباطات سخت افزاری نیز از دیگر پیش نیازهای پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d9%85%da%a9%d8%a7%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%aa-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/

کاربرد ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری آنجا روشن می شود که انواع مختلفی از سیستم اتوماسیون اداری برای کارکردهای تجاری و ارتباطی استفاده می شود. انواع فعالیت هایی که امروزه تحت عنوان نرم افزارهای اتوماسیون اداری انجام می شده است قبلا به صورت دستی یا در مکان های مختلف یک شرکت انجام می شد، مثل تهیه نامه های کتبی. همچنین کارکردهایی مثل حروف چینی یا چاپ،کارهای موردنیاز هر شرکت است که در گذشته نیاز به متخصصانی در خارج سیستم داشت و امروزه با صرفه جویی در هزینه و زمان، در درون سازمان انجام می شود. به طور کلی سه فعالیت اساسی سیستم اتوماسیون اداری از این قرار است:

ذخیره سازی اطلاعات

ذخیره سازی سوابق اداری و سایر فرم ها و اسناد اصلی. که شامل تصاویر و فایل های ویرایش شده است.

استفاده ازنرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه،تقویم آنلاینو. برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.

تبادل اطلاعات

نامه الکترونیکی، نامه صوتی و نمابر نمونه ای از اطلاعات الکترونیکی هستند

مدیریت اطلاعات

ردیابی داده های کوتاه مدت و بلند مدت در حوزه برنامه های مالی، برنامه های تخصیص نیروی کار، مخارج بازاریابی و تبلیغات، اطلاعات موجودی و سایر اطلاعات مربوط به کار

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%db%8c%da%98%da%af%db%8c%e2%80%8c%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1/

در این مطلب سعی داریم ویژگی هاینرم افزار اتوماسیون اداریرا بررسی کنیم. سیستم اتوماسیون اداری با نام مخفف (OAS) اصطلاحی است که امروزه به طور گسترده مورد استفاده قرار می گیرد. این ابزار ترکیب جدیدی از تکنولوژی است و درک جدیدی از پتانسیل بالای ابزارهای اطلاعاتی موجود را برای انسان به ارمغان می آورد.

استفاده ازنرم افزار اتوماسیون اداری،دبیرخانه آنلاین،تقویم آنلاینو. برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری ماشین آلات و نرم افزارهای رایانه ای متنوعی را شامل می شود که برای جمع آوری، ذخیره سازی، ویرایش و انتقال اطلاعات مورد نیاز، در انجام کارهای اساسی اداری ایجاد می شود. ویژگی های برتر نرم افزار اتوماسیون اداری شامل: ذخیره سازی داده های خام، مدیریت اطلاعات، بهبود ارتباطات، افزایش بهره وری و افزایش کیفیت خروجی سیستم است،که فعالیت های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می دهند. ستون فقرات یک سیستم اتوماسیون اداری LAN است و LAN شبکه ی کامپیوترهای محلی است که به هم متصل هستند و پیوستگی دارند.

کاربرد و ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری

کاربرد ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری آنجا روشن می شود که انواع مختلفی از سیستم اتوماسیون اداری برای کارکردهای تجاری و ارتباطی استفاده می شود. انواع فعالیت هایی که امروزه تحت عنوان نرم افزارهای اتوماسیون اداری انجام می شده است قبلا به صورت دستی یا در مکان های مختلف یک شرکت انجام می شد، مثل تهیه نامه های کتبی. همچنین کارکردهایی مثل حروف چینی یا چاپ،کارهای موردنیاز هر شرکت است که در گذشته نیاز به متخصصانی در خارج سیستم داشت و امروزه با صرفه جویی در هزینه و زمان، در درون سازمان انجام می شود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%db%8c%da%98%da%af%db%8c%e2%80%8c%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1/

• امکان تعریف انبار و تغییر موجودی به محض فروش کالا و خارج شدن از انبار و یا برگشت فاکتور و اضافه شدن به انبار
• امکان مدیریت فروش گرم
• مشاهده موقعیت هرکدام از بازاریاب ها
• کنترل ساعت کاری ویزیتورها
• تعریف محدوده برای ویزیتورها
• گزارش عملکرد بازاریاب ها بر اساس مشتری ، بازه زمانی روزانه ، هفتگی و ماهانه

بعد از همه اینها ، از بزرگترین مزایای نرم افزار مسیر بندی فروش مویرگی رخش ، می توان به قیمت آن اشاره کرد . به این صورت که به ازای هر بازاریاب ماهانه فقط مبلغ 25000 تومان میباشد و اگر کل هزینه یک سال را یکجا تسویه کنید هزینه 10 ماه و اگر هزینه شش ماه را بپردازید در واقع هزینه 5 ماه را پرداخت میکنید .

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری،نرم افزار دبیرخانه، فکس اینترنتی رایگان و. برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.

نرم افزار پخش مویرگی کارا

نرم افزار بازاریابی اندروید کارا از دیگر نرم افزار های پخش مویرگی است که چند سال است در این زمنیه فعالیت دارد . مزایای استفاده از نرم افزار پخش مویرگی کارا عبارتند از:

1. تعیین اعتبار ریالی برای هر یک از مشتریان و کنترل خودکار سیستم برای عدم صدور فاکتور بیشتر از اعتبار
2. تعریف میزان پورسانت برای هر یک از بازاریاب ها
3. گروه بندی مشتریان پخش مویرگی و تعیین قیمت های مختلف برای کالاها، متناسب با نوع مشتری
4. حسابداری خرید، فروش، انبار و خزانه اتوماتیک
5. تعریف ویزیتورها، سرپرستان فروش، و راننده ها و تعریف میزان پورسانت هرکدام بصورت داینامیک
6. قابلیت جستجو، مرتب سازی، آرشیو، ادغام، کنترل، ویرایش، حذف و بازیابی اسناد حسابداری
7. تعریف بیش از بیست نوع فرمول تخفیف و محاسبه خودکار در سیستم
   امکان جستجوی تمامی مشتریان و چک های ثبت شده در تمامی فرم های سیستم

https://blog.yar.cloud/%d8%a8%d9%87%d8%aa%d8%b1%db%8c%d9%86-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d9%be%d8%ae%d8%b4-%d9%85%d9%88%db%8c%d8%b1%da%af%db%8c-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

در مقالات قبلی به پارامترهای تاثیر گذار در قیمت نرم افزار دبیرخانه و معیارهای انتخاب و خرید نرم افزار دبیرخانه اشاره کردیم.

هر یک از انواع نرم افزار دبیرخانه که شما تهیه می کنید تمامی ویژگی های لازم را دارا می باشد و شما می توانید از این ویژگی ها برای عملکرد بهتر این بخش از سازمان ها استفاده کنید. در واقع باید بدانید نسبت به مزیت ها و ویژگی هایی که این سیستم نرم افزاری دارد قیمت بسیار مناسبی را هم دارا می باشد و شما می توانید با نازل ترین قیمت آن را برای سازمان خود خریداری کنید.

طبقه بندی کردن اطلاعات درون این سیستم به شما کمک می کنید بهترین عملکرد را با سرعت بالایی در محیط کاری تان داشته باشید، به همین دلیل باید بدانید یکی از مهمترین سیستم ها و نرم افزارهایی است که باید در سازمان از آن استفاده کنید. مشخصات و ویژگی های منحصر به فردی که نرم افزار دبیرخانه دارد را در مطالب برای شما به طور کامل بیان کردیم و شما با دانش و آگاهی کالی می توانید آن را خریداری کنید.

بهترین نرم افزار دبیرخانه + چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه :

شما برای خریداری عالی ترین و بهترین نرم افزار دبیرخانه باید تمامی نیازهای خود از این نرم افزار را بدانید. برخی از سازمان ها و اداره ها به عنوان مثال شاید اسکن تصاویر برایشان اهمیت بسیاری داشته باشد، به همین دلیل باید به این ویژگی اهمیت بسیاری دهند. ولی به طور کلی باید بدانید بهترین نوع این نرم افزار آن دسته از انواع آن می باشد که تمامی ویژگی های لازم را داشته باشد تا شما بتوانید هر یک از ویژگی های آن را در محیط کاری خود مورد استفاده قرار دهید. در واقع شما باید به خوبی بدانید یکی از مهمترین و اصلی ترین بخش های یک سازمان و اداره سیستم دبیرخانه می باشد که بهتر است سیستم الکترونیکی آن را خریداری نمایید تا سرعت کارها در این بخش بیشتر شود. کارکنان این بخش بعد از اینکه با این نرم افزار آشنایی لازم را به دست آورند بدون شک از آن رضایت بسیاری خواهند داشت.

پرسش و پاسخ متداول در مورد واحد دبیرخانه و بایگانی نامه ها:

دبیرخانه چیست؟

قسمتی از هر سازمان یا شرکت که وظیفه ثبت و نگهداری نامه ها را دارد. این قسمت از سازمان با استفاده از دفتر اندیکاتور اقدام به ثبت و نگهداری نامه ها می کند. برای مدیریت حرفه ای این بخش از نرم افزار دبیرخانه استفاده می شود.

استفاده ازدبیرخانه آنلاینبرای افزایش راندمان کاری سازمان هاپیشنهاد می شود.

وظایف متصدی دبیرخانه چیست؟

مدیریت، کنترل و نظارت بر روند کاری دبیرخانه جزء وظایف دبیرخانه می باشد. نحوه شماره گذاری نامه ها، ارائه رسید نامه ها، ثبت نامه وارده، ثبت نامه صادره، ارسال و دریافت نامه ها، تهیه پیش نویس نامه های ارسالی و. جزء وظایف متصدی دبیرخانه می باشد.

ساختار و دستورالعمل دبیرخانه چیست؟

دستورالعمل واحد دبیرخانه در هر سازمانی توسط مدیران آن سازمان مشخص میشود. به طورکلی شامل تعیین ۰ تا ۱۰۰ اجرای کار دبیرخانه می باشد به طوریکه مشخص باشد یک نامه از بدو ورود تا زمانیکه به نتیجه برشد چه فرایندی را باید طی کند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

استفاده از نرم افزار دبیرخانه همانطوری که مزیت های بسیار زیادی دارد امکان دارد دارای معایبی هم نیز باشد و برخی از این معایب عبارت می باشد از :

1. امکان دارد اطلاعات درون این نرم افزار دبیرخانه تخریب شود، به همین دلیل باید از آنها همیشه یک فایل پشتیبان داشته باشید تا در صورت به وجود آمدن مشکل اطلاعات سازمان را از دست ندهید.
2. برخی از افراد شاید به خوبی نتوانند با این نرم افزار کار کنند و دچار اشتباه شوند، ولی باید بدانید اگر مدتی با آن کار کنید از سرعت آن بسیار لذت خواهید برد و برای همیشه از آن استفاده خواهید کرد. شما می توانید هر پرسشی که در مورد کار کردن با نرم افزار دبیرخانه دارید را از کارشناسان و مشاوران شرکت بپرسید تا پاسخ مناسبی دریافت نمایید.

این نرم افزار با نرم افزار اتوماسیون اداری تفاوت های زیادی دارد به همین دلیل بیشتر معایبی که در آن سیستم وجود داشته است در این سیستم وجود ندارد، به همین دلیل بیشتر سازمان ها در این بخش از این نرم افزار استفاده می کنند.

امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه + ۵ امکان کلیدی نرم افزار دبیرخانه :

برخی از امکانات کلیدی که در این نرم افزار وجود دارد موجب شده است که سازمان های زیادی اقدام به نصب و استفاده از آن نمایند. برخی از امکانات کلیدی این نرم افزار عبارت می باشد از :

1.ثبت مشخصات و ویژگی نامه ها :

یکی از مهمترین امکانات کلیدی که در این نرم افزار وجود دارد این است که تمامی ویژگی های نامه ها را ثبت می کند و همین مسئله موجب می شود شما هر زمانی که به آنها نیاز داشتید با همان اطلاعات دریافت شان نمایید. شماره، تاریخ و دیگر ویژگی ها و مشخصاتی که در نامه های اداری وجود دارد دارای اهمیت بسیار زیادی می باشد که تمامی این ویژگی ها را نرم افزار دبیرخانه ثبت می کند.

2.امکان ثبت پیوست های نامه :

پیوست نامه هایی که به سازمان ها ارسال می شود دارای اهمیت بسیار زیاد است و در سیستم سنتی آنها را در دفتر یادداشت می کردند. اکنون این نرم افزار به درستی پیوت نامه ها را ثبت می کند و همچنین رونوشت های نامه ها را هم به ثبت می رساند. شما می توانید هر زمانی که نیاز داشتید آنها را تهیه کرده و اطلاعات مورد نیاز در مورد آن نامه ها را به دست آورید.

3.امکان گزارش گیری از حجم مکاتبات اداری :

یکی از ویژگی ها و امکانات کلیدی که این نرم افزار دارد گزارش گیری از حجم مکاتبه های اداری می باشد. تعداد نامه هایی که به یک سازمان اداری ارسال می شود بدون شک زیاد است و اگر آنها را بخواهیم به صورت فیزیکی مورد شمارش قرار دهیم زمان زیادی به خود اختصاص می دهد، ولی با استفاده از این سیستم می توانید تمامی نامه ها را و حجم آنها را مورد بررسی قرار دهید.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/